POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le Groupe Talentrix, expert en matière de services-conseils relatifs à la gestion des ressources humaines, l’évaluation des talents et de sondages, s’engage à protéger les renseignements personnels et la vie privée de ses clients et utilisateurs.

Au sein du Groupe Talentrix, nous accordons une grande importance à la protection des informations personnelles de nos clients, employés et représentants. Conformément à la loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, nous nous engageons à préserver la confidentialité des renseignements personnels collectés dans le cadre de nos activités.

L’objet de la présente politique est donc d’informer nos clients et utilisateurs de nos engagements en matière de collecte d’utilisation, de divulgation, de conservation et de protection de vos renseignements personnels. En nous fournissant vos renseignements personnels, vous acceptez les termes de cette politique et nous autorisez à traiter vos informations conformément à celle-ci.

1 Consentement

1.1 Engagement à la protection de la vie privée

Nous prenons l’engagement de protéger la vie privée de nos utilisateurs. Nous recueillons et utilisons les informations personnelles uniquement avec leur consentement explicite et dans le respect des lois applicables.

1.2 Acceptation des termes de notre politique

En accédant à notre site web www.talentrixgroup.com ou en nous fournissant des informations personnelles, vous acceptez les termes de notre politique de confidentialité. Cela inclut votre consentement à la collecte et à l’utilisation de vos informations personnelles conformément à cette politique.

1.3 Droit de retrait du consentement

Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Cependant, cela est soumis à certaines restrictions légales ou contractuelles. Nous vous informerons des conséquences possibles de ce retrait, telles que l’impossibilité de fournir certains produits ou de traiter certaines demandes. Votre décision de retrait sera enregistrée dans nos dossiers.

1.4 Exceptions au besoin de consentement

Dans certaines circonstances exceptionnelles, nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des informations personnelles sans obtenir préalablement votre consentement. Cela peut se produire dans des situations où des impératifs juridiques, médicaux ou de sécurité rendent l’obtention de votre consentement impossible ou peu pratique. Ces situations comprennent, mais ne sont pas limitées à, les cas de suspicion de rupture de contrat, la prévention ou la détection de fraude, ou les besoins liés à l’application de la loi.

2 Collecte de renseignements personnels

Au sein du Groupe Talentrix, nous recueillons certains de vos renseignements personnels lorsque vous achetez nos produits et services et lorsque vous répondez à des questionnaires ou enquêtes. Nous pouvons également obtenir des renseignements personnels vous concernant par une ‘’Organisation’’, si vous avez consenti à prendre part à un de nos questionnaires ou enquêtes dans le cadre de votre relation avec cette ‘’Organisation’’.

2.1 Nous recueillons des renseignements personnels via divers moyens, tels que:

Courriels et communications par le biais de nos actions de service à la clientèle
Formulaires de demande et questionnaires en ligne
Cookies et technologies similaires sur notre site Web

Ces renseignements sont recueillis dans les circonstances suivantes :

Lorsque vous achetez un produit ou service, nous recueillons les informations nécessaires à la transaction. Ces renseignements peuvent comprendre votre nom et vos coordonnées pour la livraison.
Lorsqu’une organisation vous inscrit comme candidat, elle nous transmet des renseignements pour vous permettre d’accéder au test ou à l’enquête sélectionnée par ‘’l’Organisation’’. Ces renseignements peuvent inclure votre nom, numéro d’employé, votre numéro de matricule, ainsi que vos coordonnées.
Lorsque vous remplissez votre profil de candidat, nous recueillons votre nom, vos coordonnées, des informations portant sur vos expériences d’emploi et votre éducation ainsi que des informations sociodémographiques. Notez que les champs facultatifs à l’administration des tests ou évaluations seront clairement indiqués et vous serez libre d’y répondre ou non. Les renseignements sociodémographiques que vous choisissez de nous fournir seront transmis à ‘’l’Organisation’’ uniquement dans une version agrégée.
Lorsque vous participez à une évaluation ou une enquête, nous recueillons votre adresse IP, votre navigateur, la version du navigateur, la date et l’heure d’accès à la Plateforme ainsi que vos réponses et les résultats de l’évaluation ou de l’enquête.
Lorsque vous interagissez avec nous, nous recueillons des renseignements afin de mieux vous identifier, répondre à vos questions. Ces renseignements peuvent inclure des informations dont nous pouvons avoir besoin pour répondre à vos questions et demandes, par exemple votre nom, numéro de téléphone, adresse courriel, numéro de commande, ou une copie de votre correspondance avec nous.
Lorsque vous nous transmettez votre application pour un emploi ou un stage, nous recueillerons votre nom, votre adresse courriel et tout autre renseignement que vous fournirez, y compris vos antécédents professionnels. Nous utilisons ces renseignements pour évaluer et répondre à votre candidature.

2.2 Nous pouvons également recueillir des informations via des tiers, tels que :

Un portail de recrutement qui permet aux candidats de soumettre leur CV et leurs données personnelles.
Réseaux sociaux professionnels comme LinkedIn pour des besoins de recrutement ou de marketing.
Un consultant qui fournit une partie des services que nous offrons à notre clientèle.
Un fournisseur de services de sécurité informatique qui surveille les menaces et protège les données.
Une entreprise de gestion de la relation client (CRM) qui aide à organiser et à analyser les interactions avec les clients.

2.3 Nous pouvons utiliser des technologies avancées pour recueillir des renseignements personnels, notamment pour identifier ou profiler nos clients (par exemple, pour créer des profils de consommateurs). Cependant, nous tenons à assurer la protection de la vie privée de nos clients :

Utilisation responsable de la technologie : Nous employons ces technologies uniquement pour améliorer nos services et mieux comprendre les besoins de nos clients.
Activation des fonctions : Par défaut, ces fonctions sont désactivées pour protéger la confidentialité des données. Nos clients ont toujours le choix d’activer ou non ces fonctionnalités selon leurs préférences.

Nous nous engageons à être transparents sur l’utilisation de ces technologies et à respecter les choix de confidentialité de nos clients.

3 Types de renseignements personnels collectés

3.1 Nous recueillons divers types de données, y compris mais sans s’y limiter à :

Identifiants personnels (nom, adresse postale, courriel, numéro de téléphone)
Renseignements techniques ou numériques (adresse IP, activités en ligne)
Informations financières (salaire)
Données démographiques (âge, origine ethnique, lieu de résidence)

3.2 Vie privée des enfants

Nous ne collectons ni ne sollicitons sciemment les informations personnelles d’enfants de moins de 14 ans.

4 Utilisation des renseignements personnels

4.1 Nous utilisons vos renseignements personnels pour une gamme d’activités essentielles :

Réponses aux demandes : Pour répondre efficacement à vos demandes et requêtes.

Si vous participez à une évaluation (test en ligne) ou à une enquête (enquête en ligne), vos données seront utilisées :

pour vous identifier auprès de l’Organisation qui vous a invité à réaliser l’évaluation ou l’enquête ;
à des fins d’assistance technique ;
pour produire vos résultats d’évaluation ;
pour produire les résultats de votre enquête ;
dans le cas de résultats d’évaluation, pour obtenir de votre Organisation des informations sur vos performances professionnelles, à des fins d’études et plus particulièrement pour vérifier dans quelle mesure les résultats du test sont liés aux performances professionnelles futures. Les résultats des études de validité ne seront pas communiqués à votre organisation et, dans l’éventualité qu’ils soient publiés, le seront uniquement sous une forme anonyme ;
à des fins internes, pour produire et compiler des statistiques anonymes et agrégées sur l’utilisation de nos évaluations/enquêtes et pour mener des recherches, développer et analyser l’efficacité de nos évaluations/enquêtes et améliorer le contenu et la fonctionnalité de nos Plateformes et de nos services.

Gestion des transactions : Traitement des paiements et émission de reçus pour les transactions effectuées.
Amélioration de l’expérience utilisateur : Exploitation, maintien et amélioration de notre site web, personnalisation de votre expérience en ligne, et fourniture de services et d’informations demandées.
Communication marketing : Envoi d’informations, offres spéciales et actualités pertinentes, avec possibilité de se désabonner à tout moment.
Gestion de compte utilisateur : Gestion de votre compte utilisateur pour accéder à diverses fonctionnalités de notre site.

Ces utilisations visent à enrichir votre expérience avec nos services et à faciliter une interaction efficace avec notre organisation.

4.2 Nous offrons diverses options pour vous permettre de contrôler et de limiter la collecte de vos renseignements personnels. Ces options comprennent :

Choix de communication : Vous pouvez choisir de recevoir nos communications par différents moyens (téléphone, SMS, courriel), ou de les refuser complètement.
Gestion des cookies : Notre site vous permet de refuser ou de personnaliser l’utilisation des cookies. Veuillez noter que le blocage de certains cookies peut affecter l’accessibilité et la fonctionnalité de notre site.

Il est important de noter que certaines de ces options peuvent limiter votre accès à toutes les fonctionnalités de notre service. Par exemple, en refusant certains cookies, certaines parties de notre site Web peuvent ne pas fonctionner comme prévu, ou en choisissant de ne pas créer de compte, certaines fonctionnalités de personnalisation peuvent ne pas être disponibles.

5 Partage et divulgation des renseignements personnels

5.1 Les renseignements personnels collectés par notre organisation sont accessibles à des catégories spécifiques de notre personnel et à certaines organisations partenaires, dans le but de fournir nos produits et services de manière efficace. Par exemple :

Service à la clientèle : Accède aux informations de contact pour répondre aux demandes.
Département TI : Accède aux données techniques pour le support et la maintenance.
Département marketing : Utilise les données pour les campagnes publicitaires et les études de marché.
Prestataires de services de paiement : Accèdent aux informations financières pour le traitement des transactions.
Responsables de la sécurité des renseignements personnels et des données : Accèdent aux informations pour assurer la sécurité et la protection des données contre les accès non autorisés ou les cyberattaques.
Fournisseurs de service infonuagique : Hébergent les données sur des serveurs sécurisés, permettant le stockage et la récupération des informations.
Partenaires de recherche et développement : Accèdent à certaines données pour collaborer sur de nouvelles innovations ou améliorations de produits/services.

Nous veillons à ce que ces informations soient utilisées exclusivement pour les finalités énoncées et dans le respect de la confidentialité. Les transferts de données hors Québec sont effectués dans le cadre de collaborations internationales, tout en assurant une protection adéquate des renseignements conformément aux lois en vigueur.

6 Liens vers d’autres sites web

6.1 Notre site web peut contenir des liens vers des sites web tiers

Lorsque vous suivez ces liens, vous quittez notre site web. Les informations échangées à ce moment-là ne sont plus soumises à notre politique de confidentialité. Nous vous recommandons de prendre connaissance des déclarations de confidentialité des autres sites web que vous visitez avant de fournir toute information.

7 Sécurité des renseignements personnels

7.1 Mesures de sécurité pour la protection des renseignements personnels

Pour assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels, le Groupe Talentrix adopte des mesures de sécurité rigoureuses, comprenant à la fois des aspects physiques et technologiques. Voici quelques exemples concrets :

Sécurité physique : Utilisation de systèmes de verrouillage électronique et de serrures de sécurité pour l’accès aux bureaux, armoires et classeurs, installation de caméras de surveillance, et restriction de l’accès aux zones où les données personnelles sont conservées.
Contrôles d’accès : Limitation de l’accès aux données personnelles aux employés autorisés uniquement.
Formation du personnel : Sensibilisation régulière du personnel aux meilleures pratiques de sécurité des données.
Surveillance et détection des intrusions : Mise en place de systèmes pour surveiller toute activité suspecte et détecter les intrusions potentielles.
Plans de récupération en cas de sinistre : Élaboration de plans pour restaurer rapidement les données en cas d’incident tel qu’une panne ou une cyberattaque.

Ces mesures visent à protéger les renseignements personnels contre tout accès, utilisation ou divulgation non autorisés, et à maximiser leur intégrité et leur confidentialité. Bien que nous fassions tout notre possible pour protéger vos données personnelles, il est important de garder à l’esprit qu’aucune méthode de transmission via Internet ou de stockage électronique n’est sûre à 100 %. Nous ne pouvons donc pas garantir leur sécurité absolue.

7.2 Engagement du personnel et du conseil d’administration

Chaque employé, administrateur, bénévole, entrepreneur indépendant ou conseiller ad hoc travaillant au sein du Groupe Talentrix s’engage à respecter les informations personnelles que nous recueillons. De plus, ces personnes s’engagent à maintenir la confidentialité des informations propres à nos activités et à ne pas les divulguer ou en faire un usage personnel ou au profit d’autrui. Cet engagement existe dès l’entrée en fonction de l’employé, du directeur, du bénévole, de l’entrepreneur indépendant ou du conseiller ad hoc et se poursuit indéfiniment.

8 Conservation et destruction de renseignements personnels

Nous ne conserverons vos données personnelles que pour la durée nécessaire aux fins énoncées dans cette politique de confidentialité. Nous les conserverons et les utiliserons dans la mesure où cela est nécessaire pour respecter nos obligations légales, pour résoudre des litiges et pour faire appliquer nos politiques juridiques.

Nous conserverons également les données d’utilisation à des fins d’analyses internes. Ces données sont généralement conservées pendant une période plus courte, sauf si elles sont utilisées pour renforcer la sécurité ou améliorer la fonctionnalité de notre site web, ou si nous sommes juridiquement obligés de les conserver plus longtemps.

9 Vos droits

9.1 Reconnaissance et respect de vos droits

Dans le cadre de notre politique de confidentialité, nous reconnaissons et respectons les droits fondamentaux des personnes concernées par les renseignements personnels que nous détenons. Ces droits comprennent :

Droit d’accès : Les individus ont le droit de consulter les informations personnelles que nous détenons à leur sujet. Par exemple, un client peut demander à voir les données collectées lors de son inscription à notre service.
Droit de rectification : Si des informations sont inexactes ou incomplètes, les personnes concernées peuvent demander leur mise à jour. Par exemple, un employé peut demander la correction de son adresse postale erronée dans nos dossiers.
Droit à la désindexation : Les personnes peuvent demander que leurs renseignements personnels soient retirés de la diffusion ou que tout hyperlien associé à leur nom soit désindexé, dans le cas où cette diffusion leur cause un préjudice ou est en violation de la loi ou d’une ordonnance judiciaire. Ce droit à l’effacement ou à l’oubli permet aux individus de contrôler la disponibilité de leurs informations personnelles sur internet.
Droit de déposer une plainte : En cas de préoccupations concernant le traitement de leurs données, les individus peuvent déposer une plainte conformément à notre processus établi.

Sous réserve des lois applicables, sur réception d’une demande écrite d’une personne et après vérification de son identité, nous informerons la personne si nous détenons des renseignements personnels à son sujet et lui communiquerons ces renseignements.

Nous pouvons refuser à une personne l’accès à ses informations conformément aux lois en vigueur, auquel cas nous motiverons son refus.

Pour faciliter ces droits, les coordonnées de notre responsable de la protection des renseignements personnels sont clairement indiquées pour toute question ou préoccupation. Ces mesures garantissent que les individus peuvent exercer leurs droits en toute confiance et transparence.

10 Modifications de la politique

Cette politique peut être mise à jour pour refléter les changements dans nos pratiques ou les exigences légales. Les modifications seront publiées sur notre site Web. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette politique de confidentialité pour vous tenir informé de tout changement.

11 Contact

Toute demande ou question au sujet de cette politique de confidentialité peut être envoyée à la personne responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante :

Par courriel : Sabrina Poirier
Par courrier postal : 155, rue Radmore, Gatineau (Québec) J8R 3T7

Date d’entrée en vigueur de la politique : 30 septembre 2023

Dernière mise à jour : 01 avril 2024